전남광주통합특별시가 ‘협상에 의한 계약’의 10단계·44개 세부절차를 전산화한 업무지원 시스템을 구축해 10월부터 운영한다.

협상에 의한 계약은 사업의 전문성·기술성 등을 담은 업체 제안서를 평가해 계약 상대자를 선정하는 방식이다. 제안서 접수부터 평가위원 구성, 평가와 결과 처리까지 여러 절차를 거치며, 주요 업무를 발주부서가 직접 처리하는 경우가 많다.

통합특별시는 기존 업무가 이메일과 수작업에 상당 부분 의존해 담당자의 업무 부담이 크고, 경험과 숙련도에 따라 처리 과정에 차이가 발생할 여지가 있었다고 설명했다. 이에 협상계약 한 건의 업무를 10단계, 약 44개 세부절차로 나눠 하나의 시스템에서 관리하도록 했다.

새 시스템에서는 평가위원 신청과 접수를 온라인으로 처리하고, 평가위원의 연간 참여 횟수를 자동으로 확인한다. 제안서를 제출한 업체의 전자추첨을 거쳐 평가위원을 선정하며, 평가점수 집계와 종합점수 산출, 수당 계산, 결과 문서 작성 등도 시스템에서 처리한다. 평가위원 명부의 개인정보 가명처리도 자동화했다.

이 같은 주요 처리 과정은 시스템에 기록된다. 이에 따라 정해진 절차와 기준의 준수 여부와 처리 이력을 확인하기가 쉬워져 계약업무의 일관성과 절차적 투명성을 높이는 데 도움이 될 것으로 통합특별시는 보고 있다.

사업부서와 계약부서 사이의 협의도 기존 유선전화나 개별 이메일 대신 시스템 안에서 이뤄진다. 담당자가 인사이동 등으로 바뀌더라도 앞선 처리 이력과 업무 기준을 이어갈 수 있도록 해 업무 연속성도 높인다는 방침이다.

시스템은 데이터정보화담당관 직원이 인공지능(AI)을 개발 도구로 활용해 시범 버전을 만든 뒤, 회계과 계약팀과 실무 검증·협의를 거쳐 실제 업무에 필요한 기능을 보완해 구축했다.

신창호 회계과장은 “계약행정에서 공정성은 결과가 아니라 절차로 증명되는 것”이라며 “발주부서의 업무 부담을 줄이면서 주요 절차를 체계적으로 관리해 계약행정에 대한 신뢰도를 높여가겠다”고 말했다.

통합특별시는 10월 시스템 운영 이후 실적을 분석해 기능을 보완하고, 자체 개발 방식의 업무지원 모델을 다른 계약 유형과 부서 업무로 확대할 계획이다.